En virtud de los objetivos que persiguen, los eventos pueden ser categorizados en: Académicos, Empresariales, Sociales Culturales, Deportivos, etc.
Principales Eventos Académicos:
1.- Congreso:
Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación, organización o entidad para debatir cuestiones previamente asignadas.
Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.
Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.
2.- Simposio:
Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo. Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45 minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada de la materia tratada.
3.- Seminario:
Clase o encuentro en que se reúne un profesor o un profesional distinguido, relevante, con los discípulos o con los profesionales en etapa de perfeccionamiento, para llevar a cabo trabajos de investigación o análisis sobre determinados temas o issues propios de la actividad. La duración es relativa (puede ser de 1, 2 o más días)
Se puede integrar, como evento subsidiario, en el desarrollo de un congreso.
4.- Jornadas:
Son encuentros donde los asistentes participan activamente con los profesionales disertantes.
Por lo general, una vez finalizadas las exposiciones, se forman equipos de trabajo para experimentar sobre el tema tratado a través de talleres o work shops.
Cada tema en 1 jornada y 1 día, o sea disertación, debate y conclusiones en un mismo día.
5.- Foro:
Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente constituye la parte final de simposios o mesas redondas.
Está dirigido por un coordinador, que permite la libre expresión de ideas supervisando las intervenciones y los tiempos.
6.- Debate:
Puede darse luego de una asamblea, coloquio, simposio, etc. Discusión grupal e informal de aprox. 60 minutos con un coordinador que ordena las disertaciones y modera el debate. Ideal para grupos pequeños 15 personas. aprox.
7.- Panel:
Debate informal entre un grupo de hasta 8 personas, sobre un tema determinado. Moderador coordina la sesión de una hora y luego los disertantes pueden sintetizar sus ideas. El público puede realizar consultas a los panelistas.
Eventos Empresariales:
1.- Rueda de negocios: Concentración entre la mayor parte de personas con intereses comunes, donde uno representa la oferta y la otra la demanda. Un coordinador registra el interés de cada parte y les fija una cita.
Habitualmente se realizan en el marco de congresos, y exposiciones con exposiciones paralelas.
2.- Workshop:
Taller de trabajo para profesionales de un mismo rubro, actividad o profesión. Es en ámbito dialogado y de intercambio informativo, entre colegas. Se impuso en turismo y se extendió a otros campos.
3. - Desayuno de trabajo:
Reuniones para tratar un tema predeterminado. 2hs aprox. Se intercambian ideas, dirigidas por un modelador, es un trabajo en equipo distendido.
4.- Asambleas:
Son reuniones numerosas de personas con fines sociales, culturales o económicos.
Reuniones que buscan consenso entre las partes sobre la toma de decisiones.
Asambleas ordinarias: aprobación de balances, presupuestos, etc.
Asambleas extraordinarias: aprobación especial del tema. Cuando la resolución no esta prevista en el estatuto.
5.- Reuniones de lanzamientos, relanzamiento y posicionamiento de productos y servicios.
6.- Cursos de capacitación y motivacionales para público interno o mixto.
7.- Acciones con la prensa.
8.- Participación en Ferias y Exposiciones.
Perfil de un buen organizador:
Capacidad de liderar, delegar tareas y trabajar en equipo.
Minuciosidad y apego a lo presupuestado..
Observación sistemática y desagregada del entorno y el contexto.
Actitud Pro activa y creatividad.
Habilidades comunicacionales, empáticas y negociadoras.
Conocedor de método científicos de investigación y planificación.
Experiencia en el segmento en el que actúa.
Disponer, a través de un grupo de proveedores externos, de una oferta de servicios de calidad, confiables y con precios justos.
Todo coordinador debe investigar para obtener información. La información es el elemento esencial para tomar decisiones, y él nos posibilita planificar, ejecutar y evaluar los resultados.
INVESTIGAR
INFORMACIÓN
TOMA DE DECISIONES
PLANIFICAR
EJECUTAR
EVALUAR LOS RESULTADOS
A.- INVESTIGACION Y DIAGNOSTICO
En una primera etapa debemos requerir información a nuestros clientes. Se deben pedir datos estructurales de la organización, y lo podemos hacer a través de cuestionarios (Brief)
A.1.- BRIEF
Datos que deben pedirse para realizar un Brief: Nombre de la empresa.
Actividad.
Productos y/o servicios que comercializa.
Publico al que apunta (target group):
-público global
-público al que quiere apuntar el evento.
Presupuesto con el que vamos a contar (parámetro crítico financiero)
Aspiraciones del cliente (económicas y financieras)
Conocer el tipo de evento (saber su intención, su propósito, qué se busca)
Nómina de Directivos de la organización, y su potencial participación en el evento, o sea quiénes van a cumplir labores ejecutivas y quienes sólo van a figurar en forma nominativa.
Fecha tentativa.
Oradores previstos (nacionales, internacionales)
Invitados especiales.
Base de datos.
Lugares alternativos de realización.
Financiación del evento.
Probables sponsors o patrocinadores.
Auspicios nominativos.
Determinación de la cantidad de participantes matriculados e invitados especiales.
Organigrama actual de la institución.
A.2.- ENTREVISTAS
Entrevistas con personalidades claves:
Directivos.
Representantes del sector.
Lideres de opinión (formales e informales)
Muestra representativa del target del evento.
Las entrevistas podrán ser, de acuerdo al grado de información previa, totalmente estructuradas, semi-estructuradas o desestructuradas, en las que se podrán utilizar preguntas abiertas, cerradas, con alternativas fijas y/o escalas de opinión.
A.3.- INVESTIGACIONES DE MERCADO
Investigaciones operativas:
Se determina como opera el mercado desde un punto de vista cuantitativo. Por ejemplo: hoteles, salas de reuniones o convenciones, servicios, elementos auxiliares, conformación del público etc.
Investigaciones motivacionales:
Son de orden cuali-cuantitativo, en las que se buscan determinar los gustos, preferencias, deseos y motivaciones del público real y potencial.
FORMULA FODA
F ORTALEZAS
O PORTUNIDADES
D EBILIDADES
A MENAZAS
Fortalezas: son las oportunidades, es todo lo que tenemos a favor (recursos económicos, financieros, humanos y tecnológicos, prestigio, base de datos, etc.)
Debilidades: están formadas por todos aquellos elementos o variables que no controlamos o controlamos parcialmente.
Estas y / u otras investigaciones nos permitirán determinar el cuadro de situación actual de la organización y la determinación de los objetivos primarios y secundarios.
OBJETIVOS: Proposición que tiene:
1. Intención: qué quiero realizar. Debe ser posible, creíble y realizable.
2. Proporción o medida: cuánto, se cuantifica la intención.
3. Plazo: cuando lo quiero realizar. Puede ser corto, mediano o largo plazo.
B.- PLANIFICACIÓN
Cómo alcanzar un objetivo, cómo lograrlo. Aquí comienza un proceso de toma de decisiones.
Planificar es imaginar un escenario futuro.
DECISIONES Estratégicas
Tácticas
Procedimientos u operativas
ESTRATEGICA: ¿Qué queremos?
Plan para determinar qué vamos a hacer, por qué, para quién. Son decisiones fundamentales. Quienes toman estas decisiones son los capitalistas, los dueños o los representantes de la organización.
TÁCTICAS: ¿Cómo lo vamos a lograr?
Saber qué rumbo hay que seguir para lograr el camino estratégico. A veces es necesario definirlo con los parámetros críticos de eficiencia (algo que varía poco, por ejemplo: tiempo, dinero) Estas decisiones son tomadas por los Gerentes o los Mandos Medios.
PROCEDIMIENTOS U OPERATIVOS: ¿Quién lo hace?
Importa la técnica, conocimientos, habilidades y destrezas del que realiza.
B.1.- REALIZACIÓN DEL ORGANIGRAMA DEL EVENTO
B.2.- DETERMINACION DE LAS ACCIONES A IMPLEMENTAR
Nómina de autoridades honorarias y ejecutivas
Contratación de lugar físico de realización.
Concertación y/o contratación de los disertantes.
Designación de colaboradores.
Desarrollo planning.
Fijación de las reuniones de trabajo.
Determinación y contratación de servicios varios.
-servicios de tele o video-conferencias.
- turismo y hotelería.
- elementos auxiliares: traducción simultánea, videos, sonido, iluminación, filmación, locución, seguridad, coffee break, lunch, eventos subsidiarios, elementos de merchandising (banderas, lapiceras, portafolios, carpetas, etc.), tarjetas de identificación.
Diseño de aviso publicitario y planificación de medios.
Calendarización de las actividades.
Determinación de la gestión de ventas.
C.- EJECUCION
Es la puesta en práctica de todas las acciones planificadas.
D.- EVALUACION
Evaluamos si evaluamos o no los objetivos propuestos. Se realiza una vez concluido el evento, a diferencia de los controles que se realizan durante los tres pasos previos.
* Antonio Di Génova. (adigenova@redrrpp.com.ar)
Editor del Portal de RR.PP. www.redrrpp.com.ar
Director General de e-PR Consultores www.e-publicrelations.com.ar
Autor del libro Ceremonial Empresarial. El Ceremonial de RR.PP., Editorial Ugerman, 2010. Blog del libro: http://libroceremonialempresarial.blogspot.com Principales contenidos del libro:Ceremonial Estratégico ® y Empresarial.El Ceremonial de Relaciones Públicas.Plan de RR.PP. "Indoor/Place" ®.Organización Integral de Eventos.Redacción Corporativa.Ceremonial aplicable en una negociación.Ceremonial en las Relaciones Humanas. Urbanidad. Cortesía.
Disponible en las principales librerías del país.
Autor del libro: Global PR® http://www.digenovaglobalpr.blogspot.com
* Antonio Di Génova. (adigenova@redrrpp.com.ar)
Editor del Portal de RR.PP. www.redrrpp.com.ar
Director General de e-PR Consultores www.e-publicrelations.com.ar
Autor del libro Organización Integral de Eventos Empresariales,
Académicos y Sociales.
Métodos, técnicas y tácticas para el diseño, planificación, dirección y ejecución profesional de Eventos.
©RedRRPP.com.ar todos los derechos reservados. Reproducción autorizada mencionando la fuente.
http://www.backstageservice.com/port/index.php/component/content/article/22-casseven
Fiestas en casa.
Organizar una fiesta en casa, por cualquier motivo, es un pequeño reto a nuestras dotes como "anfitriona". Aunque en España no es una costumbre tan extendida como en otros países Europeos (aquí se prefiere salir más fuera de casa), las fiestas en casa van ganando terreno poco a poco. Cualquier motivo es bueno para organizar una reunión de amigos: un ascenso, un cumpleaños, un premio recibido, etc. Después tenemos las fiestas marcadas por nuestro calendario y nuestras creencias: Navidades, día del Padre o de la Madre, etc.Actos sociales.
Aunque es "prácticamente" lo mismo que las fiestas en casa, hemos querido remarcar una pequeña diferencia entre fiesta (día en que se celebra alguna solemnidad civil, religiosa o nacional), y actos sociales, como aquellos no marcados en el calendario y en el que se reúnen un grupo de amigos y/o familiares para celebrar algo o simplemente organizan un encuentro para verse y charlar. Aquí solo hablaremos de los actos sociales pero en casa. La organización de la fiesta/encuentro, dependerá en gran medida del lugar donde se celebre, la época del año, la hora, etc. Todo ello influye en todos los ámbitos: vestuario, comida, bebida, elementos decorativos, etc.Reglas comunes.
Independientemente del tipo de reunión que organicemos hay unos conceptos básicos válidos para todas ellas. Calcular correctamente el número de invitados es fundamental (en función del espacio de que dispongamos) para establecer una provisión correcta de bebidas, canapés, cubiertos, cristalería, etc. Prevea si la cita va a ser formal para indicar a los invitados el vestuario requerido, y que no haya sorpresas. Las fiestas son la base esencial de las relaciones sociales. Procure que ninguno de sus invitados se sienta desplazado o no participe en ninguna conversación.Tipos de reuniones/fiestas.
Aunque hacer una clasificación completa, sería casi totalmente imposible por la variedad de reuniones que se pueden organizar (desde invitar a tomar a los amigos una copa hasta una fiesta mucho más formal con nuestros jefes), vamos a clasificarlas:1. Cumpleaños.Diferentes tipos de Banquetes
2. Aniversarios.
3. Día del Padre/Madre.
4. Navidades.
5. Otras reuniones.
5.2.1. Celebraciones de carácter social.
- Bautizos.
- Primeras comuniones.
- Confirmaciones.
- Fiestas de quince años.
- Bodas.
- Aniversarios.
- Graduaciones.
- Tes.
- Bar Mitzvah o Bat Mitzvah.
- Fiestas de fin de año.
- Compromisos matrimoniales.
- Fiestas navideñas.
- Desayunos, comidas, cenas.
5.2.2. Celebraciones de carácter empresarial.
- Fiestas de empresas.
- Conferencias.
- Ferias.
- Seminarios.
- Exposiciones.
- Asambleas.
- Congresos.
- Desayunos, comidas, cenas.
Por lo general, el organizador del evento posee una idea bastante precisa de lo que desea. La tarea del ejecutivo de ventas de banquetes consiste en satisfacer los deseos del cliente, en la medida de lo posible, en cuanto a las capacidades del establecimiento y los medios financieros de los que dispone el organizador ( cliente ).
Con el fin satisfacer las demandas del cliente, parte de una adecuada organización por medio del hotel, incluye el formular una serie de preguntas específicas, generalmente incluidas en las listas de control (check – lists ), donde se incluyen detalles como:
- Pasteles de cumpleaños.
- Mesas para los regalos.
- Bases o jarrones para las flores.
- Medios de transporte para los invitados.
- Entretenimiento, etc.
5.3. El departamento de Banquetes.
Normalmente, el Departamento de banquetes tiende a dividirse en dos áreas principales, una administrativa y otra operativa.
Dentro de un hotel con un importante Departamento de banquetes, se puede encontrar que la cabeza de éste último es el director de banquetes, quien reporta directamente al director de alimentos y bebidas y tiene a su cargo las dos áreas, es decir, tanto al Maître-D’Hotel, meseros de eventos (extra-eventuales) y encargados de montaje ( parte operativa ), así como los gerentes de ventas, de actividades y secretarias, ( parte administrativa ).
A continuación se van a presentar las descripciones de puesto de las tres posiciones, que se pueden encontrar en el sector administrativo de un Departamento de banquetes.
5.3.1. Descripción de puesto del Director de Banquetes.
Función principal:
Este profesional administra la operación de eventos privados dentro y fuera del hotel, con el fin de maximizar sus utilidades.
Funciones:
Administración:
- Desarrolla el plan de ventas y promociones de banquetes.
- Desarrolla, recomienda e implementa el presupuesto del Departamento de banquetes y monitorea su progreso a lo largo de todo el año.
- Desarrolla y recomienda metas a corto y largo plazo.
- Prepara y evalúa el pronóstico de ingresos.
- Otorga la aprobación final para las reservaciones de salones, realizadas por los gerentes de ventas de banquetes.
- Atiende reuniones regulares junto con otros directores del hotel, en representación del departamento de banquetes.
Supervisión:
- Supervisa a los gerentes de banquetes, entrevista y recomienda tanto para contratar personal, como para promociones.
- Realiza las llamadas de atención necesarias, establece las metas y se encarga del entrenamiento y desarrollo del personal que tiene a su cargo.
- Se asegura de que las necesidades de los clientes se satisfagan y resuelve problemas que puedan tener los gerentes a su responsabilidad.
- Supervisa la operación de los eventos, tanto en montaje como en servicio.
- Monitorea los horarios y coberturas por parte de los gerentes para la supervisión de los eventos.
Ventas:
- Asigna cuentas de clientes a los diferentes gerentes de banquetes.
- Se asegura de que haya un contacto personal con los clientes, durante la realización de los eventos.
- Le da seguimiento a los clientes y resuelve quejas.
- Responde las cotizaciones para eventos; ya sea por teléfono, correo o por contacto personal. Luego, lleva a cabo las reservaciones y confirma las contrataciones que quedaron en firme con depósito.
- Brinda la misma calidad de servicio; tanto a los clientes existentes como a los clientes potenciales.
- Promueve el desarrollo de la comunidad en donde se encuentra el establecimiento.
- En caso de no contar con suficiente equipo audiovisual para ofrecer a sus clientes, establece adecuadas relaciones comerciales con proveedores de este tipo de material y se asegura de que los estándares de servicio ofrecidos por propiedad se mantengan.
Planeación y coordinación:
- Planea, costea y establece precios para los distintos menús que se ofrecen.
- Se encarga de mantener una buena comunicación con otros departamentos del hotel, para facilitar y garantizar el éxito de cada evento.
- Coordina los requerimientos de cada cliente con los servicios y facilidades que puede ofrecer la propiedad.
- Monitorea que los salones con reservación, sean confirmados por los clientes, dentro de un determinado margen de tiempo. De lo contrario, libera los espacios para asegurarse de que el hotel siempre acepte el negocio que le traerá mayores ganancias.
- Prepara contratos, hojas de función y cualquier correspondencia relativa a los eventos.
Otros:
- Funge como Gerente interino del hotel, en caso de estar de turno. (Guardias Ejecutivas).
- Participa del establecimiento y control del inventario general del departamento de alimentos y bebidas.
- Trabaja de acuerdo con las políticas y procedimientos del hotel.
- Ejecuta otras tareas que le son asignadas por la gerencia.
5.3.2. Descripción de puesto del Gerente de Ventas de eventos o Banquetes.
Función principal:
La función principal de este profesional se refiere a la venta y servicio de eventos.
Funciones:
- Cerrar los contratos de ventas con los clientes, en función con la oferta de comida, bebidas y montaje.
- Buscar siempre la venta del menú de mayor precio ( up sell ) con el fin de no sobrepasar el costo de alimentos y bebidas.
- Conocer el pronóstico de ingresos y el presupuesto del Departamento de banquetes, al igual que el estado actual del departamento de acuerdo con estos dos aspectos, con el fin de saber donde se necesitan “ rellenar espacios”; es decir, contar con una conciencia de ganancia.
- Familiarizarse con los procedimientos operacionales estándares de banquetes y trabajar de acuerdo con éstos.
- Ser rápido y preciso en el logro y terminación de los proyectos asignados.
- Establecer y mantener contacto personal con los clientes durante los eventos.
- Establecer una adecuada comunicación con el Chef Ejecutivo y Sub-Chef, Maître-D’Hotel y todo el personal de banquetes.
- Identificar y recomendar nuevas ideas, métodos y mercados.
- Promocionar programas agresivos de hospitalidad, junto con el logro de las metas en prevención de accidentes.
- Finalizar las hojas de función por medio de reuniones personales o conversaciones telefónicas con los clientes.
- Llamar a cada cliente luego del evento, con el fin de determinar su grado de satisfacción.
- Chequear los pagos por adelantado o crédito de los clientes, para asegurarse el pago correcto de cada evento.
- Inspeccionar las distintas operaciones relacionadas con el desarrollo de los eventos, que se tienen a su cargo.
- Establecer las listas de precios por exhibiciones, flores, decoración de mesas y música.
5.3.3. Descripción de puesto de la secretaria o asistente administrativa de banquetes:
Función principal:
La función principal de esta profesional es: asistir al Director de banquetes y a los gerentes de ventas de banquetes en la satisfacción al cliente, completar toda la correspondencia, hojas de función y mantener un buen sistema de archivo.
Funciones:
- Ser muy eficiente en el manejo de cómputo, de forma que toda la correspondencia se lleve a cabo de manera profesional.
- Mantener un preciso y actualizado sistema de archivo.
- Encargarse de la cobertura telefónica para todo el Departamento administrativo de banquetes. El teléfono debe ser contestado en forma rápida y con un saludo que incluya: el nombre de la persona y el nombre del Departamento de banquetes.
- Asegurarse de que toda la información concerniente a cada evento sea conocida por los encargados dentro del hotel, y la reciba el departamento indicado a tiempo, de forma que se pueda facilitar el adecuado manejo de cada banquete.
- Actuar en forma rápida y precisa en el logro y terminación de los proyectos asignados.
- Tomar todos los recados con la información pertinente, para que así los gerentes pueden devolver la llamada.
- Ofrecer asistencia a las personas que llaman a la oficina y conocer cómo enseñar los salones y el hotel a clientes, quienes llegan personalmente a pedir información.
- Llamar a los clientes de los eventos con 72 horas de anticipación, con el fin de que garanticen el número final de participantes a los banquetes.
- Montar los “ files ” y hojas de seguimiento. Asegurarse que los primeros sean apropiadamente archivados y las hojas de seguimiento se saquen el día cuando hay que llamar la cliente de nuevo.
- Asistir a los vendedores-promotores de ventas, si la cantidad de su trabajo lo permite.
- Asistir con el diseño y preparación de reportes estadísticos y presentaciones, cuando sea necesario.
- Poseer la madurez para evaluar, cuando una situación es prioridad y cuando no.
Cabe aclarar que el perfil de requerimientos para cada uno de estos puestos va a depender de cada hotel, donde unos pedirán diploma universitario; mientras que otros solicitan experiencia en ventas.
Lo que sí se considera fundamental, sobre todo por tratarse de un establecimiento dentro de la industria del turismo, es que todas aquellas personas quienes sean contratadas en un hotel, manejen un segundo idioma; de preferencia el inglés.
Otros dos puntos de mucha importancia son: el adecuado manejo de computadoras y la habilidad de trabajar bajo estrés; ya que en un hotel, por tratarse de un proveedor de servicios, los clientes tienden a ser bastante exigentes y muchas veces, deberán lidiar con personas difíciles, de diferentes culturas y educación.
5.4. Material y mobiliario de banquetes.
5.4.1. Los salones.
Los grandes establecimientos pueden recibir un número importante de personas en sus salones, los cuales pueden dividirse en salas más pequeñas, por medio de paredes corredizas a prueba de sonido.
El área de banquetes también debe estar equipada de un “ lobby ” ( antesala ), baños y vestidores.
5.4.2. Mobiliario.
- Las mesas tanto de invitados como de buffet, deben ser de diferentes tamaños, y formas, sólidas, ligeras y plegables.
- Las sillas deben ser cómodas, fáciles de transportar y que sean estibables, una encima de otra.
- Los carritos de servicio y las estaciones de bar-móviles también forman parte del mobiliario del Departamento de banquetes.
5.4.3. Material.
- La mantelería debe ser igual y de diferentes formas y tamaños de acuerdo con las mesas. De cada tamaño o forma debe existir el triple del número de mesas, por si se presentan diferentes eventos al mismo tiempo; mientras otra parte de la mantelería puede estarse lavando.
- Todo el material de mesa, por ejemplo: la vajilla, los cubiertos y la cristalería, entre otros, debe ser duradera, de diferentes tamaños y fácil de limpiar, fácil de reponer y de mantener.
- Todo el material técnico; es decir: pistas de baile, tarimas, podiums, equipo audiovisual, etc.; también es parte del Departamento de banquetes y su tipo y cantidad, van a ir de acuerdo con la capacidad del establecimiento.
5.5. El montaje de los salones.
Los salones para eventos deben permitir diferentes disposiciones en cuanto a montaje, para satisfacer los gustos y preferencias de los clientes.
La forma y el tamaño del salón, el número de personas, los espacios libres necesarios entre las mesas y las entradas y salidas del personal, influyen en la forma como se llevará cabo el montaje para un evento.
Las disposiciones más utilizadas se explicaron anteriormente, en el capítulo número 2 de montajes.
5.6. La reservación de un evento.
Para no olvidar ningún detalle o pedido especial, en el momento cuando se reserva y planea un evento, el personal del Departamento de banquetes se ayuda por medio de una lista de control ( check list ).
A continuación se describen todos sus detalles, los cuales se anotan con los siguientes objetivos:
- No olvidar nada.
- Obtener el ingreso de ventas deseado.
- Satisfacer al cliente.
5.6.1. Los primeros pasos.
El inicio de la celebración comienza muchas veces con una llamada telefónica, por parte del cliente. Es el momento cuando éste desea saber, si el salón que mejor se ajusta a su evento está disponible en la fecha deseada.
Además, da a conocer al hotel lo que necesita y deja su información, con el fin de recibir pronto la documentación correspondiente.
Cabe aclarar, que a esto se le llama “ cotización ”.
Las primeras preguntas por lo general son :
- Día , fecha, hora y número de invitados.
- Tipo de celebración.
- Nombre completo, dirección y número de teléfono para contactarle.
Es aconsejable, consultar con el libro de reservaciones o en el programa de cómputo, en ese mismo instante para conocer la disposición de los salones en determinada fecha.
En caso de que el salón esté libre, se procederá a reservarlo en calidad “ tentativa ” y se le va a dar un plazo al cliente, en el cual deberá confirmar la realización del evento. De ser así, deberá dar un adelanto de por lo menos un 30% de la cantidad total aproximada.
Una vez que se ha investigado si el salón está libre o no, se le envía la documentación al cliente para que se informe de las posibilidades y servicios disponibles del hotel. En ella se incluye:
- Diferentes propuestas de menús y bebidas.
- Información general del establecimiento.
- Plano de los salones y las disposición posible, del montaje de las mesas.
- Descripción de los medios de acceso o medios de transporte al establecimiento.
- La oferta de otros servicios como: equipo audiovisual, valet parking, decoración, etc.
Seguidamente, se hace una cita con el cliente para planear el evento personalmente. En ese momento se aclararan los siguientes detalles:
- Reservación definitiva del salón(es).
- Disposición de las mesas.
- Hora de inicio del evento en general y del aperitivo, cena, comida , desayuno, etc.
- Menú.
- Bebidas.
- Café y digestivos.
- Cigarros, puros.
- Niños: necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones, etc.
- Equipo especial: audiovisual, luces, etc.
- Música, tarimas, estrados y pista de baile.
- Apertura prolongada: bocadillos a media noche, servicio de desayuno, etc.
- Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.
- Traductores y edecanes.
- Cómo se pagará la cuenta.
- Persona encargada de cambios de última hora.
- Qué tipo de servicio se desea
- Varios.
Este es el momento de hacer uso de una lista de control, para así poder organizarse mejor. Sin duda esto ayudará a ofrecer el mejor servicio posible.
5.7. La confirmación de un evento.
Cuando se confirma un evento, por parte del cliente u organizador, la persona encargada en el hotel procederá con la presentación de un contrato que será firmado por ambas partes. Ésta es la última oportunidad para aclarar cualquier duda en forma general con el cliente y así tener muy en claro lo que éste contrata con el hotel.
También se va a elaborar una hoja de función, ó servicio (Ditto) que se utiliza de forma interna en el establecimiento, la cual se reparte a todos los departamentos involucrados en la realización del evento: con el fin de que estos puedan organizarse en sus responsabilidades y sobre todo en los horarios de trabajo.
Entre los puntos que comprende el formulario se incluyen los siguientes:
- Nombre, número de teléfono y dirección del organizador.
- Día de la semana, fecha, mes y año del evento.
- Hora de comienzo y duración aproximada.
- Número de personas.
- Tipo de evento.
- Forma de pago.
- Disposición de las mesas y plano del salón.
- Disposición de mesas especiales o de honor, si son necesarias.
- Composición del aperitivo, menú de alimentos y de bebidas.
- Impresión de menús o invitaciones.
- Mantelería y servilletas.
- Números en las mesas y su ubicación.
- Decoración (persona encargada).
- Discursos y horas de descanso para el servicio.
- Animador, música y entretenimiento.
- Tarimas-estrados y pistas de baile con su debida ubicación.
- Instalaciones técnicas.
- Servicio de vestidor.
- Tabaco, cigarros y puros.
- Permisos de las autoridades o de cualquier otro tipo.
- Medios de transporte y lugar previsto para estacionarse.
- Comida y bebidas para el personal y los músicos.
- Alojamiento.
- Instrucciones especiales.
5.8. La distribución de responsabilidades por departamento.
El personal necesario para llevar a cabo cada evento debe definirse antes que cualquier otro aspecto. Si surge la necesidad, se contratarán personal extras-eventual por ese día. Luego se determinará qué actividad hace cada cual, como y dónde. Por ejemplo:
- Limpieza del salón.
- Disposición de las mesas.
- Estaciones de servicio/ bar/ buffet/ aperitivos.
- Pulida y limpieza de la mise en place.
- Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones, etc.
- Mise en place en la sala y en área de steward.
- Montaje del buffet.
- Limpieza de los baños y áreas cercanas a los salones.
- Mantenimiento de los salones; por ejemplo, verificar que no haya ninguna lámpara o foco quemado, etc.
5.8.1. La mise en place.
La organización de la mise en place la lleva a cabo el Departamento de banquetes operativo. Para ello, a continuación se presenta una guía:
5.8.1.1. Check list para la mise en place.
Como ya se mencionó anteriormente, es muy útil ayudarse de una “ Check list ” o lista de control.
Con el fin de llevar a cabo una adecuada mise en place, de acuerdo con su respectiva lista de control, se necesita:
- Obtener todos los datos sobre la preparación y presentación de los platos.
- Decidir cuál es el tipo de servicio óptimo.
- Hacer una lista de todo el material necesario.
El Maître-D’Hotel y el Chef ejecutivo deciden sobre la presentación de los platos, tomando en consideración claro está, los gustos y preferencias del cliente.
Con esta información el Maître D’ Hotel puede hacer una lista más completa del material necesario, para el servicio de cada uno de los platos. A ésta se le agregará un 10% de más del material como reserva, de garantía para el cliente en caso de necesitarse a última hora .
La persona responsable debe coordinar con la cocina y con todos los departamentos involucrados.
Se aconseja preparar previamente una mesa piloto, junto con un plano del montaje del salón, de forma que los requerimientos del cliente queden bien claros.
Cabe aclarar, que la lista de control o “check list” de la mise en place de material y mobiliario para un banquete, es muy similar a la de un evento de servicio a domicilio. Por lo tanto, se recomienda consultar el capítulo número 5 de Servicio a domicilio.
Ejemplo de una “check lis”t o lista de control para la mise en place y servicio de un menú específico de banquetes:
Menú Explicaciones Mise en place
| Chips, almendras y aceitunas | Colocadas sobre cada mesa y el buffet. | Platos de postre con blondas |
| Pasta de hojaldre rellena. | Pasta de hojaldre caliente rellena de paté.. | Plato servido: Plato de postre caliente, cuchillo y tenedor de entrada. |
| Filete de pescado. | Filete de pescado salteado en mantequilla y acompañado de papas al vapor. | Servicio A la Inglesa: Platos calientes grandes, tenedor y cuchillo de pescado, plato de postre con trocitos de limón, plato ovalado para las papas y platón redondo con plato, por debajo para el pescado. |
| Costillas de cordero. | Costillas de cordero al horno, con salsa servida por aparte. | Servicio Gueridon: Platos calientes grandes, cuchillo y tenedor grandes, mostaza en su debido recipiente con plato por debajo y blonda, tabla y cuchillo de trinchar, servilleta, platón ovalado con plato por debajo y blonda, salsera aparte con blonda.. |
| Gratin de papa. | Papas peladas y cocinadas en con ajo, crema y gratinadas. | Con cuchareo y platón ovalado por debajo y servilleta. |
| Ejotes verdes | Salteados en mantequilla y cebolla. | Con cuchareo y platón ovalado con servilleta debajo. |
| Soufflé de frutas | Soufflé de vainilla con frutas de temporada, con salsa por aparte. |
Servicio Gueridon: Plato para postre caliente, cuchara y tenedor para postre, salsera con cuchara aparte . Sobre cada mesa: Velas, ceniceros y flores. |
Ejemplo de una “check lis”t o lista de control para la mise en place y servicio de bebidas:
Bebidas Explicaciones Mise en place
| Aperitivo: | ||
| Vino blanco | Vino blanco amabile | Sobre la estación de bar: Copas de vino blanco, enfriadera con plato por debajo y servilleta. |
| Jugo de naranja | Recién exprimido | Copas para aperitivo, jarras para jugo. |
| Chablis | Vino blanco seco | Copas para vino blanco, enfriadera, con plato por debajo y servilleta. |
| Châteaunneuf du Pape | Vino tinto fuerte, para carnes. | Copas de vino tinto, decantador, cesta para vino, vela, encendedor y servilleta. |
| Sauternes | Vino blanco dulce ( para el postre). | Copa para vino blanco, enfriadera con plato por debajo, y servilleta. |
| Agua mineral | Agua mineral con/sin gas | Copas para agua. (hielo opcional) |
| Café | Un café express por persona. | Taza y platito moka, cucharita azúcar/sacarina, y crema |
| Digestivos | Cognac y Licores varios | Copas para cognac sobre charola con servilleta y chaiser (soda) |
* No olvidar la mantelería para las mesas y el buffet, ceniceros, fósforos, comanderas, charolas, cinta adhesiva y material de reserva.
El jefe del Departamento hará un plan de trabajo para la mise en place y se ayudará de la lista de control. Luego divide el salón en estaciones, al personal por grupos, y les distribuye responsabilidades tales como:
- Recibimiento de los huéspedes.
- Servicio del aperitivo.
- Servicio de los platos y de las bebidas dentro del salón, siempre teniendo en cuenta si hay discursos o no.
- Retiro de la mesa del aperitivo.
- Mise en place de las estaciones de abastecimiento, etc.
Desde el momento cuando se encuentran libres los salones previstos para un evento, pueden comenzar los preparativos tales como montaje, decoraciones etc.
Una vez concluido este proceso de mise en place y luego de que ha sido supervisado, la persona encargada dará las últimas instrucciones a todo el personal de servicio. (junta de pre-servicio).
En este momento, les informará sobre los siguientes puntos:
- Del evento o celebración en sí.
- Indica a los Capitanes cuál será la persona encargada de responder preguntas durante el evento.
- Distribuye el trabajo y responsabilidades de cada uno.
- Señala los sistemas de control.
- Indica los menús y bebidas.
- Selecciona la vajilla y mantelería que se van a utilizar para las mesas.
- Define el desarrollo del evento y tipos de servicio.
- Señala los horarios y reglamentos durante las pausas.
- Puntualiza los últimos preparativos.
- Asigna los eventuales reemplazos.
- Elige quienes harán el acomodo y guarda de los materiales después del evento.
Durante el evento, el control del consumo se llevará a cabo de la siguiente manera. Si se trata de un “ cash bar ”, es decir, un evento en donde cada cliente paga su, cuenta de lo que ha consumido, se puede proseguir de las siguientes dos maneras:
- Las bebidas y comidas que van saliendo se introducen directamente en la caja registradora, conforme van pagando.
- Las bebidas y comidas servidas se escriben en una libreta con columnas para identificación de cada cliente.
En caso de que el evento no sea “ cash bar ”, lo que se buscará es tener una lista clara y precisa del consumo de lo que se sirvió durante el evento. Luego, el Departamento de banquetes pasará al departamento contable sus órdenes y comandas para que éste haga la factura definitiva. Ésta se le enviará al vendedor encargado del evento, acompañada de una carta en la cual se le agradece al cliente, el haber realizado su evento en el establecimiento.
Para los casos en donde queda material del cliente, en el establecimiento, la oficina de banquetes debe contar con una bodega, para almacenar este tipo de artículos luego del evento.
Por ejemplo, en un evento en donde el organizador lleva sus propias bebidas alcohólicas, llamado “ descorche ”, todo aquello que no se sirvió; es decir, el sobrante, lo checa el cliente y se guarda hasta que el cliente llegue a recogerlo (72 horas máximo).
5.8.1.2. La comanda (requisición) del material.
Para aquellos establecimientos grandes, los cuales organizan un importante número de eventos, además de servicio a domicilio, es de suma importancia realizar la requisición del material, con la mayor anticipación posible.
La requisición de material se dirige a la bodega del departamento de Banquetes, a la lavandería del hotel, a la cava, al bar, etc. Esto dependerá del tipo de material y mobiliario necesario, para llevar a cabo cada evento.
5.9. La hoja de función.
La hoja de función es una recopilación del contrato firmado con el cliente, con el fin de que los departamentos involucrados se informen de lo que se contrató, para que así cada uno proceda con sus responsabilidades.
Ésta debe ser distribuida con anticipación, por el Departamento administrativo de banquetes. La persona encargada puede ser el Director de ventas, Gerente de alimentos y bebidas, Director de banquetes o, el Gerente de ventas de banquetes, lo cual depende de la estructura del establecimiento.
La hoja de función se complementa con las siguientes herramientas de trabajo:
- Una agenda adaptada a las necesidades de servicio.
- Una oferta de menús con bebidas y platillos del departamento de banquetes.
- Planos de los salones.
- Plano de las disposiciones posibles en los salones, el cual se puede representar por medio de fotografías de eventos, anteriormente realizados.
Esta hoja de función se reparte a todos los departamentos involucrados en el evento. Entre ellos están:
- El Departamento operativo y administrativo de banquetes (para archivo).
- El Departamento de cocina.
- El Departamento de recepción.
- El Departamento de ama de llaves ( si existe la necesidad de habitaciones ).
- El Departamento de room service ( si hay que colocar flores o frutas o un objeto en especial en las habitaciones.).
- El Departamento de seguridad ( por si tienen que entrar decoradores, licores, equipos de sonido, instrumentos, etc.al salón.)
- El Departamento Financiero.
- El Departamento de bares.
- El Departamento de lavandería.
- El Departamento de compras o almacén de proveedores.
Las hojas deben de adaptarse a las necesidades de cada establecimiento.
Todo aviso de última hora se debe transmitir inmediatamente a los departamentos involucrados; por escrito, y con acuse de recibo, ya que la mayoría de errores se cometen por un mal manejo de información y comunicación de cambios hechos para un evento.
A continuación se presenta un ejemplo de una hoja de función:
Hoja de función
Hotel X
# de File: # de Hoja de función Iniciales del Ejecutivo que vendió el
Evento:
Día y fecha del evento:
Tipo del evento:
Contacto:
Contacto en el hotel (nombre del organizador ):
Teléfono:
Fax:
Dirección:
Cuenta / factura :
Número de personas:
Fecha:
Salón:
Hora:
Menú:
- Desayuno:
- Comida:
- Coffee breaks:
- Cena:
Tipo de montaje:
Mantelería:
Equipo audiovisual:
Instrucciones de cobro:
Políticas de depósitos:
Políticas de cancelación:
Política de artículos dejados en el Hotel:
Firma del encargado Firma del gerente de banquetes
TODO SOBRE EVENTOS ESPECIALES...
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