MANEJO DE BODEGA, CTP HOJANCHA

PROCEDIMIENTOS DE SOLICITUD DE MATERIA PRIMA A BODEGA

Objetivos de la bodega:

P Tener registros establecidos (sistemas)

P Procedimientos de ingresos y salidas

P Métodos de distribución.

P Conocimiento técnicos

P Conocimiento de Prevención de riesgos y seguridad industrial.

P Conciencia de la responsabilidad del trabajo.

FUNCIONES GENERALES DE LA BODEGA

?  Recibir para custodiar y proteger los materiales.

?  Proporcionar materiales y suministros mediante formularios de entrada y salida de Bodega: facturas, guías de despacho, requisiciones…

?  Llevar los registros necesarios

?  Controlar los materiales fabricados o comprados.

?  Mantener la bodega limpia y ordenada.

?  Destinar los espacios dependiendo de las tareas a realizar.

Organización de la Bodega

R  Información de los artículos que hay que almacenar.

R  Dimensión y peso de los materiales a almacenar.

R  Cantidad a solicitar mensualmente y frecuencia de las solicitudes.

R  Sector de recepción y puntos de entrega.

R  Número máximo de unidades que se almacenan al mismo tiempo.

R  Espacio necesario para la manipulación.

R  Precaución de transporte y manipulación.

Información sobre los espacios

ª  Aéreas disponibles y adecuadas (1° -2° pisos).

ª  Carga admisible de los pisos.

ª  Dimensiones y formas de las superficies versus dimensiones y formas de los artículos o materiales.

ª  Disposición de los equipos para que no entorpezcan los elementos de seguridad, grifos, extintores, cañerías eléctricas y de agua.

Materia Prima

Generalidades

Las materias primas representan un elemento fundamental del costo, tanto por lo que se refiere a su valor con respecto a la inversión total en el producto,  cuanto por la naturaleza propia del artículo elaborado, ya que viene a ser la esencia del mismo.

Las materias primas representan un elemento fundamental, del costo, tanto por lo que se refiere a su valor con respecto a la inversión total en el producto; esto quiere decir, que sin materias primas no puede lograrse la obtención de un artículo.

Las materias primas están bajo la siguiente presentación:

ë  Como material en el almacén de materias primas.

ë  Como material en proceso de transformación.

ë  Como material convertido en producto terminado.

El primer y tercer aspecto presenta a los materiales en forma estática, y el segundo en forma dinámica.

El Control de las materias requiere de intervención, cuando menos, de los siguientes departamentos:

! De compras

! De almacén de materiales.

! De producción.

! De contabilidad

Control y contabilización de las materias primas. Se sujeta la contabilización de las materias primas a diversos trámites, q diversos trámites, que hacen necesaria la utilización de varias formas que se explicarán a continuación:

A) SOLICITUD DE COMPRA

El almacén formula la solicitud de compra al departamento respectivo, con la autorización del superintendente o jefe de departamento, indicando con la mayor precisión posible los materiales que se necesitan, en cantidad, calidad, precio y plazo.

La aprobación del superintendente es importante, ya que dicha persona es quien controla la producción, y así, el almacenista, cuando vea que su existencia ha llegado al mínimo le falta poco para ello, procurará recabar la aprobación para que se surta con toda oportunidad la mercancía, porque de lo contrario podría sobrevenir la paralización de la producción.

La solicitud de compra deberá hacerse cuando menos por triplicado:

a)     El original ara el departamento de compras.

b)     El duplicado para el departamento de contabilidad

c)     El triplicado para el propio almacenista o bodeguero.

B) PEDIDO

Al recibir el documento de compras la solicitud, procederá desde luego a formular el pedido correspondiente, presentando mayor atención a las solicitudes que vengan con carácter de urgente.

El pedido se hará al proveedor que mejores precios y condiciones otorgue, considerando también el factor puntualidad.

El pedido puede formularse por cuadruplicado:

a)     Original al proveedor.

b)     Duplicado al almacenista o bodeguero. (Economato)

c)     Triplicado para contabilidad.

d)     Cuadruplicado para el propio departamento de compras.

No terminará la función del departamento de compras hasta que el pedido haya sido surtido; esto quiere decir que después de formulado y remitido, deberá insistir el jefe del departamento de compras hasta que el proveedor lo haya hecho; lo cual quiere decir que después de formulado y remitido, deberá insistir el jefe del departamento de compras hasta que el proveedor lo haya surtido

C) RECEPCION:

Esta función corresponde al bodeguero o almacenista, quien deberá cerciorarse de que los materiales que recibe del proveedor estén de acuerdo con lo solicitado, según el procedimiento siguiente:

1.      Confrontando las notas de remisión del proveedor con la copia del pedido y la solicitud de compra, a efecto de percatarse de que la remesa se ajusta a lo solicitado.

2.      De revisar físicamente que los materiales que se reciben corresponden a lo especificado en el pedido, en cuanto a calidad y cantidad.

3.      De encontrarse a satisfacción la remesa del proveedor, el almacenista o bodeguero pondrá un sello con los siguientes datos:

! Fecha de recepción.

! Numero de entrada.

! Calidad

! Observaciones

! Firma del almacenista.

D)  GUARDA

Una vez recibida la mercancía a satisfacción, el bodeguero deberá proceder a su guarda, de acuerdo con el tipo y naturaleza, en anaqueles o armarios, o estibándola, refrigeración, de tal manera que sea fácil su manejo y recuento.

El control de los materiales en existencia, según se dijo, podrá llevarse en la propia bodega a base de unidades en tarjetas u hojas sueltas, o también por etiquetas; y en contabilidad por medio de tarjetas u hojas sueltas, en unidades y valores.

E) DEVOLUCIONES A PROVEEDORES

Estas se operan de diferente forma, según la época en que se hizo la devolución.

a) Devoluciones Inmediatas

Cuando al estarse recibiendo las materias primas, el almacenista rechaza desde luego aquellas que no reúnen las condiciones requeridas, en este caso, el almacenista hará la anotación en el original y copia de remisión del proveedor, haciendo que firme el representante de este, recibo de la devolución en las propias remisiones.

b) Devoluciones Posteriores

Cuando después de haber considerado como buena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y previa comunicación al proveedor, se acuerde la devolución de materiales, es conveniente formular una nota de devolución en cuadruplicado:

a) Original al proveedor

b) Duplicado para el departamento de compras

c) Triplicado para el departamento de contabilidad

d) Cuadruplicado para el propio almacén

Al hacer la devolución, firmará, a la hora de la entrega, de recibido, el representante del proveedor y, de entregado, el almacenista o bodeguero.

F) VALUACION DE ENTRADAS DE MATERIALES AL ALMACEN

El almacenista formulará diariamente un “resumen de entradas al almacén de materiales”, con los siguientes tantos:

a) Original a contabilidad, anexando las remisiones (copias) de los proveedores.
b) Duplicado al departamento de compras para su conocimiento.
c) Triplicado, que quedará en poder del almacenista, con el cual dará movimiento al auxiliar respectivo.
La forma en cuestión será llenada por el almacenista en lo relativo a unidades, dejando que contabilidad llene las columnas correspondientes a valores.

G) SUMINISTRO DE MATERIALES

Este se efectuará contra vales o requisiciones formulados por el jefe del departamento respectivo, y autorizados por el superintendente o jefe de producción.

Lo anterior quiere decir que toda salida de materiales deberá estar amparada por un vale o requisición, siendo responsabilidad del almacenista el entregar cualquier material sin este requisito.

La requisición se debe formular por lo menos por triplicado, para los usos siguientes:
a) Original para contabilidad

b) Duplicado para el jefe de producción o jefe del departamento solicitante
c) Triplicado para el propio almacén, para hacer el movimiento en las tarjetas a base de unidades.

El original del vale llega a contabilidad sin los datos relativos a valores, y es en este departamento donde se hace la valuación, de acuerdo con la técnica que se tenga establecida.

H) VALUACION DE SALIDAS DE ALMACÉN

Las técnicas más conocidas, o adecuadas a nuestro medio, para la valuación de salidas de almacén, son:

o   Precio promedio

o   Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

o   Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

a) Precio promedio

Consiste en dividir el valor final de la existencia entre la suma de unidades habidas, con que se obtiene un costo unitario promedio, o también se puede obtener sumando a la existencia anterior las entradas menos las salidas, y el resultado entre la suma de sus valores correspondientes.

Los precios promedio pueden ser constantes o periódicos.

Son periódicos, cuando el precio promedio se obtiene de tiempo en tiempo; y puede ser semanal, decenal, quincenal, etcétera.

Son constantes, cuando cada entrada origina la obtención inmediata del precio promedio. En el primer caso el objetivo que se persigue es lograr cierta rigidez de precio promedio para determinados periodos, estimándose que las fluctuaciones son de poca cuantía. Esta técnica no es recomendable en época de inflación.

b) Ultimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)

Esta técnica consiste en valuar las salidas de almacén utilizando los precios de las últimas entradas, hasta agotar las existencias cuya entrada es más reciente. Sólo se refiere al registro, no al movimiento físico.

De acuerdo con lo anterior, las existencias quedan valuadas a los precios más antiguos y concordando con el Pensamiento Conservador. Se recomienda esta técnica cuando los precios van hacia el alza, en el ciclo de prosperidad, inflación.

c) Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)

Esta técnica es el reverso de la anterior, avaluándose las salidas de materiales a los precios de las primeras entradas hasta agotarlas, siguiendo con los precios de las entradas inmediatas que continúan, y así sucesivamente. Esta técnica se cita por lo conocida que es, más no resulta aplicable al ciclo económico de inflación.

I) INVENTARIOS

Se parte de la base de que se tiene implantado el Sistema de Inventarios Perpetuos o Constantes para el control de las mercancías, y por lo tanto, existen auxiliares en tarjetas, en donde se lleva la historia del movimiento de cada material, e incluso puede utilizarse control doble, o sea que el almacenista maneje un auxiliar a base de unidades y, contabilidad otro con unidades y valores.

En las condiciones anteriores, es recomendable efectuar verificaciones constantes, confrontando las tarjetas contra las existencias físicas de determinado grupo de materiales, hasta lograr que en el transcurso del ejercicio puedan comprobarse, por este procedimiento, un gran volumen de existencias, sino es que todas.

Sin embargo, es conveniente que al finalizar el ejercicio se haga un recuento físico (que puede traer como consecuencia la paralización de las actividades de la empresa); este inventario deberá compararse con la existencia que refleja el auxiliar respectivo, originando naturalmente diferencias que provocarán ajustes. Desde luego, esos ajustes serán mínimos si durante el año se ha hecho la confrontación o verificación mencionada. Incluso el inventario puede hacerse por pruebas selectivas.

Es conveniente y en muchos casos indispensable, procurar ciertas medidas antes de realizar el recuento físico de los inventarios; entre otras se sugieren las siguientes:

1. Planeación de la “toma de inventario físico”

2. Que no existan entradas de almacén pendientes de registrarse

3. Que no existan salidas de almacén pendientes de registrarse
4. Se acomodarán las existencias de tal manera, que los materiales de cierto tipo o clase estén en un solo lugar.

5. Si es posible, se prepararán listas con los nombres de los materiales, escritos a máquina, en original y dos copias; una de las copias servirá, para que por parejas, se anoten los resultados físicos, una persona contando, midiendo o pesando, y otra anotando.

6. Los borradores del inventario se pasarán a los originales con la mayor claridad posible, evitando tachaduras.

7. Se pondrán separados, y deberán inventariarse en igual forma, los materiales a vistas, en depósito, comisión, etc., es decir, las existencias que no sean propiedad de la empresa.

8. Se procurará no recibir en época de inventario algún material de los proveedores, si se recibiere, no integrarlo al mismo.

9. No se despachará, para consumo u otro objeto, material en época de inventario, y de hacerlo, se controlará la salida.

10. Las hojas de inventarios contendrán básicamente los siguientes datos: fecha, número o clave del artículo, nombre, unidades, cantidad contada, cantidad según tarjetas o auxiliares, diferencia de más, diferencia de menos según inventario, precio, valor según auxiliar, valor del inventario, diferencia de más o de menos según inventario.

El recuento de existencias y comparación con los auxiliares correspondientes, permite hacer una clasificación del inventario respecto al grado de aprovechamiento o utilización en la producción, clasificando dicho recuento en los grupos siguientes:

a) Material de movimiento constante

b) Material de movimiento lento

c) Material inmovilizado

La cuantificación de los grupos anteriores servirá para mostrar a la dirección de la empresa la forma de la inversión en existencia, de donde se obtendrán conclusiones en beneficio de la mejor marcha de la entidad.